E-İrsaliye Nedir?

E-irsaliye kağıt irsaliye ile aynı özelliklere sahip olan ve Vergi Usul Kanunu içerisinde belirlenen şartlara uygun şekilde düzenlenmesi gereken sevk irsaliyeleri olarak bilinmektedir. Mal veya ürünün bir yerden başka bir yere nakliye edilmesi için düzenlenen belgelere sevk irsaliyesi adı verilmektedir. Elektronik irsaliyeler kağıt irsaliyelerin yerine geçmektedir. Elektronik ortamda düzenlenerek karşı tarafa iletilir ve belgenin ibraz edilmesi ve güvenli şekilde muhafaza edilmesini kapsar.

Nakliyenin gerçekleşmesi esnasında da şoförde veya araçta bulunan yetkili kişilerde elektronik olan veya kağıt ortamda düzenlenmiş olan irsaliyenin bir sureti bulunması gerekmektedir. Fatura bulunuyorsa faturanın not bölümünde “irsaliye yerine geçer” açıklamasının yazılmış olması ayrıca bir irsaliye düzenlenmesini gerektirmez. Eğer faturada böyle bir açıklama bulunmuyor ve ayrı olarak sevk irsaliyesi düzenlenmemiş ise bu durum fark edildiğinde alıcı ve satıcıya cezalar uygulanabilmektedir.

E-İrsaliyeye Kimler Geçmelidir?

E-irsaliyeye geçmesi gereken firmalar, 2018 tarihinden itibaren E-Fatura uygulamasına kayıtlı olan firmaları kapsamaktadır. 2018 yılından itibaren brüt satış hasılatları 10 milyon TL veya üzeri olan mükellefleri içine almaktadır. Ciroya bağlı e-irsaliyeye geçişin yanı sıra ciroya bağlı olmayan bazı geçiş zorunlulukları bulunmaktadır. Ciroya bağlı olmayan geçiş zorunluluklar aşağıdaki gibidir;

• Özel Tüketim Kanunu’na bağlı olarak EPDK’dan lisans alan firmalar, gerçekleştirdikleri işlemlerin düzenlenen ayı takiben dördüncü aydan itibaren e-irsaliyeye geçmekle mükelleftir.
• Özel Tüketim Kanunu kapsamına göre III. Sayılı listede yer alan ürün ve malların inşası, imalatı, ithalatı, distribütör veya ana bayisi gibi pazarlamasını yapan firmalar, işlemi gerçekleştirdikleri aydan itibaren dördüncü ayın başında e-irsaliyeye geçme zorunluluğu vardır.
• Maden Kanunu kapsamına göre düzenlenen işletme ruhsatı sertifikasına sahip olan işletmelerin sözleşmeye göre maden üretim tesislerinde gerçek ve tüzel kişiler işlemlerin ardından dördüncü ayın başından itibaren e-irsaliyeye geçmek zorundadır.
• Şeker Kanununda yer alan 2.maddeye göre şeker imalatını gerçekleştiren işletmeler faaliyetlerinin gerçekleştirildiği dördüncü ayından itibaren e-irsaliye uygulamasına geçmelidir.
• Tarım ve Orman Bakanlığına göre gübre takip sistemi kullanan bütün işletmeler işlemlerinin dördüncü ayından itibaren e-irsaliyeye geçmelidir.
• E-fatura işlemlerini kullanan firmalar demir, çeliğin imalatı veya ithalatı ile ilgili bütün işlemleri için işlem tarihinin dördüncü ayından itibaren e-irsaliye uygulamasına geçmelidir.
• Tüccar ya da komisyoncu sebze meyve satan işletmeler işlemlerin gerçekleştirildiğinde dördüncü aydan itibaren e-irsaliyeye geçmelidir.

Bununla birlikte, Genel İdare Başkanlığı’nın işletmelere yazılı bildirim yaparak 3 ay süre vererek e-irsaliyeye geçmeler konusunda yetkileri vardır. E-irsaliyeden faydalanan işletmeler ile e-irsaliyeye kayıt olmayan işletmelere sevk irsaliyelerini e-irsaliye olarak düzenleyebilir.

E-İrsaliyenin Avantajları Nelerdir?

E-irsaliyenin avantajları arasında zamandan tasarruf sağlamak ve maliyetten tasarruf sağlamak akla gelmektedir. Ticari şirketlerin e-irsaliyeye geçmesinde en önemli neden firmaların operasyonel açıdan her alanda tasarruf sağlaması gelmektedir. Dolayısıyla, E-irsaliyenin avantajlarını şu şekilde sıralamak mümkündür.

• E-irsaliye uygulaması ile arşivleme, kargolama, basım gibi işlemleri firmalar elektronik ortamda hızlı şekilde yürütmektedir. Bu sayede, firmaların iş sürecini hızlandırarak çalışanların iş verimliliğini artırmaktadır. Böylece işçilerin maliyetinden daha fazla tasarruf sağlama imkanı bulur.
• Firmalar E-irsaliye ile zamandan tasarruf sağlamaktadır.
• Firmalar E-irsaliye uygulaması ile muhasebe sistemine entegre ettiklerinde iş süreçlerini bir yerden sürdürebilir.
• Firmalar E-irsaliye ile karşı tarafla iş süreçleri arasında yer alan kabul, ret veya iadelerini hızlandırdığı için işçilik giderlerinden tasarruf etmektedir.
• E-irsaliye uygulaması mürekkep, kağıt, kargo giderleri gibi süreçlerden tasarruf etmenin yanı sıra çevreye zararı olan pek çok açıdan fayda sağlamaktadır.

E-İrsaliye Uygulamasına Nasıl Başvurulur?

Ülkemizde nerdeyse e-irsaliye işinin %50’sini gerçekleştiren EDM Bilişim Yetkililerine göre; E-irsaliye uygulamasına başvuru işlemleri için öncelikle mükellef şirketlerin e-irsaliye uygulamasına kayıt olması gerekir. E-irsaliye uygulamasına kayıt gerçekleşmeden önce e-fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekli bir husustur. E-irsaliye uygulaması ile e-fatura uygulaması kullanım şekli aynıdır. E-fatura uygulamasına kayıt yaptıran kullanıcıların üç farklı şekilde e-irsaliye uygulamasına başvuru yapabilir. Dolayısıyla, e-irsaliye başvuru yöntemleri şu şekildedir.

1. GİB Portal: E-irsaliye başvuruları için https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jspadresine giriş yapılarak başvuru işlemleri gerçekleştirilmektedir.
2. Entegrasyon Yöntemi: Entegrasyon yöntemi ile GİB Başkanlığı’na başvuru yapılarak dilekçe verilerek kayıt yapılabilir.
3. Özel Entegrasyon: E-irsaliye uygulama sistemine dahil olmak isteyen şirketler GİB üzerinden ya da entegratörlükten başvuru yapabilmektedir. Dolayısıyla başvuru işlemleri ile özel entegratör kurumları ilgilenmektedir.

E-İrsaliye Uygulamasında Nelere Dikkat Edilmelidir?

EDM bilişim Yetkilileri mükellefleri e-irsaliye uygulamasında dikkat edilmesi gerekenler hakkında uyarıyor: İlk olarak karşı firma e-irsaliye uygulaması kullansın ya da kullanmasın firmanın karşı firmaya e-fatura kesmesi gerekir. Eğer kesilecek e-faturada ürünün alıcısı bilinmediğinde ‘’Muhtelif müşteriler’’ adın altında irsaliye düzenlenmelidir. Bu durumda müşteri adı ve soyadının yazılacağı yere muhtelif müşteriler yazılarak e-irsaliye kesilmelidir.

Ürünün alıcısı bilindiği vakit irsaliye kesilecek kişinin adı soyadı girilerek e-irsaliye kesilir. Eğer GİB alıcısı elektronik irsaliye sistemine kayıtlı olmadığında kağıt üzerinden düzenleme yapılır ve kişiye teslim edilir.

E-İrsaliyede Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?

E-irsaliyede yer alması gereken bilgiler belge numarası ile elektronik irsaliye düzenleme tarihi yer almalıdır.

• E-irsaliye düzenleyenin ticari unvanı, adı ve soyadı, işyeri adresi, vergi kimlik numarası bulunmalıdır.
• Taşınan ürünün miktarı
• Taşınan ürünün fiili olarak sev ediliş tarihi ve saati bulunmalıdır.
• Mal veya ürünü taşıyan aracın plakası ile şoförün adı soyadı, TC kimlik numarası ile lojistik görevi yapan firmanın bilgileri yer almalıdır.
• E-irsaliyenin kare kod uygulaması ya da elektronik ortam üzerinde sorgulanmasını sağlayacak uygulama yer almalıdır. Ayrıca e-irsaliye üzerinde yer alması gereken teknik bilgilerin bulunması gerekir.